Cerca de 60 mil documentos registra el archivo de la Defensoría Pública del Guayas

La cadena documental tiene tres macro operaciones que inicia con la selección del documento, el enlistado físico y digital, para avanzar con el tratamiento, que es un proceso más extenso, en el que “a cada carpeta se lo trata como a un paciente”, según Jaramillo.

La fase de tratamiento consiste en corroborar los datos del número del proceso, la secuencia adecuada de foliación y la identificación del usuario.

Además,  se sanea el documento, con la verificación del estado de las hojas internas, la constatación de la no repetición de copias y la eliminación de notas adhesivas. De igual manera se aplica el procedimiento con las carpetas que, en ocasiones, llegan destruidas y se les reconstruye antes de colocar en el repositorio.

El proceso utiliza un orden numérico por el Sistema de Gestión Documental de la Defensoría Pública (SGDP), alfanumérico por los nombres de los defensores públicos a los que corresponde el documento que se archiva y se identifica con un código.

La última fase de archivo corresponde a la ubicación de los documentos en el repositorio por número de SGDP, nombre de usuario, fecha, ubicación territorial, tipo de proceso.

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